Dicas para Reuniões Criativas

Você já reparou que as reuniões são quase sempre iguais: sala com ar condicionado, e-mail para convocar os participantes, apresentação no Power Point, café e água, as pessoas fazendo anotações em seus cadernos... Enfim, cenário clássico que você provavelmente presencia com frequência.

Qual foi a última vez que você fez uma reunião em um ambiente totalmente inusitado (parque, clube, museu, galeria, buffet infantil, fábrica de chocolate etc.), convidando as pessoas de um jeito nada óbvio, usando um recurso visual para apresentar os dados pouquíssimo conhecido pela maioria e que tenha gerado uma experiência inesquecível nos participantes?

Pois é, as reuniões estão tão presentes em nossas vidas desde sempre e com modelos preconcebidos bastante engessados, que nos esquecemos das inúmeras possibilidades criativas que temos para explorar esses momentos!

Mas quais são as perguntas certas que devemos fazer para acertarmos na escolha desses elementos?

DEFINIÇÃO CORRETA DO PROPÓSITO

Na nossa visão, não há reunião boa sem antes existir a definição de seu propósito. As pessoas geralmente confundem o nome da reunião com o seu propósito final e é isto que gera tantas escolhas nada criativas, falta de foco e produtividade.

Para definirmos o propósito, precisamos nos perguntar qual problema real aquela reunião resolve. Não podemos mais chamar de “reunião de brainstorming” – isso não leva para o planejamento correto, para a convocação das pessoas certas e nem para um plano de ação – afinal, uma reunião como essa pode ter inúmeros propósitos: virar líder no mercado, retomar a liderança, posicionar a marca como a mais barata na categoria, mostrar ao consumidor que a qualidade é mais importante que o preço, educar o mercado à uma inovação, se posicionar como referência no assunto... Enfim, poderíamos escrever inúmeros propósitos diferentes, que geralmente as pessoas deixam passar na hora de planejar uma reunião.

Usando justamente esse exemplo, uma reunião cujo propósito é “retomar a liderança” passa a ser totalmente diferente da reunião para “educar o mercado à uma inovação”. Sem essa consciência, as pessoas convocam as pessoas erradas, não conseguem traçar quais são os resultados esperados e tão pouco inovar no espaço e material apresentado.

Costumamos dizer que o propósito é a chave para uma reunião bem-sucedida. Ao traçar o propósito correto, você também perceberá que muitas reuniões deixarão de existir, afinal, nem sempre há um problema real a ser resolvido que demande esse encontro.  

Para se aprofundar nesse assunto, fizemos um e-book completo sobre propósito em reuniões, você pode baixar aqui.

QUAIS RESULTADOS QUERO ALCANÇAR

Só após a definição do propósito que conseguimos traçar os resultados que esperamos alcançar em uma reunião.

EXEMPLO

Propósito: Retomar a liderança no mercado

Resultados esperados:

- Termos definido quais ações que nos farão retomar a liderança

- Termos definido um líder para cada uma dessas ações

- Termos definido as tarefas de cada um dos líderes para a execução dessas ações

Pronto! Três resultados bem objetivos são suficientes para você conseguir enxergar o planejamento dessa reunião e como ela será conduzida. Cuidado com listas gigantes e irreais, elas nos fazem perder a qualidade das discussões nas reuniões, pois ficamos na ansiedade / necessidade de pularmos para o próximo item!

REUNIÃO INESQUECÍVEL

Agora que você já tem o propósito e o resultado almejado muito bem definidos, chegou a hora de explorar a criatividade e transformar a sua reunião em uma experiência inesquecível.

Para ajudar, vou listar alguns itens que podem te levar a pensar fora da caixa:

Participantes: precisam ser sempre os mesmos? Não se limite à sua área ou apenas as pessoas internas da empresa. Que tal chamar um convidado de fora para dar uma palinha sobre algum assunto específico?  

Ambiente: se não for possível levar as pessoas para fora da empresa, comece a pensar em lugares pouco prováveis ou explorados pela maioria. Já teve cliente nosso que começou a passar feedback embaixo de uma árvore frutífera, que já era adorada pelos funcionários!

Bem-estar: por que precisamos servir sempre as mesmas coisas? Me lembro de ter participado de uma reunião que a empresa fazia pipoca para os participantes, algo muito simples e que resgata a memória afetiva das pessoas!

Aquecimento da reunião: trazer as pessoas para o momento presente é um desafio, afinal, elas estão com inúmeras outras responsabilidades na cabeça. Começar de um jeito diferente pode ser uma ótima ferramenta para conseguir a atenção dos participantes. Pode ser com o trecho de um filme, uma música, uma pergunta que todos precisem responder ou o que a sua cabeça criativa bolar ☺

Materiais: hoje em dia temos inúmeros recursos que vão além do famoso PowerPoint. Já ouviu falar em facilitação gráfica? Que tal colocar uma pessoa desenhando ao vivo as informações que está passando?

Condução X tempo: pense em mesclar o tempo com pequenas pausas, isso faz com que a energia dos participantes se mantenha mais em alta! Você pode usar a Técnica Pomodoro para isso ☺

Central de ideias: para não perder o foco da reunião e nem desperdiçar os insights que surgem, disponibilize post-its para as pessoas anotarem as principais ideias que vão surgindo e peça para que coloquem em uma caixa no centro da mesa. Depois basta passar essas ideias para um sistema e acessá-las quando necessário (para se aprofundar, falamos mais sobre isso aqui).

Essas são algumas das possibilidades que temos para tornar as reuniões mais criativas, mas claro que queremos a ajuda de vocês para aumentarmos essa lista. Deixe nos comentários quais são as suas dicas para transformarmos esses momentos em experiências muito mais criativas e inesquecíveis!

FUJA DO EFEITO MANADA

Por fim, nunca se esqueça que o efeito manada irá a todo tempo tentar te puxar para o óbvio, para os pensamentos sabotadores, para a muleta do “aqui não funciona” ou “sempre foi assim...”.  

Inovar exige risco e sabemos que sair da zona de conforto quando o assunto é reuniões é extremamente desafiador. É uma mudança cultural dentro das empresas, que envolve lidar com pessoas de perfis comportamentais diferentes, egos e expectativas pessoais.

Para motivar-se, comece a pensar quem hoje é referência em reuniões criativas dentro da sua empresa. Qual pessoa faz reuniões inesquecíveis e é lembrada por isso? Quem já foi promovido por receber o feedback dos clientes pelas ótimas reuniões realizadas?

Essa pessoa pode ser você! Esse é um cenário gigante em oportunidades, já que a maioria continua reclamando das reuniões chatas, mas não tem feito nada para mudá-las!

Para se aprofundar em nossa metodologia e em alguns dos itens que citamos nesse texto, faça o download gratuito do nosso e-book:

Se tiver dúvidas ou quiser contratar o Workshop Simplesfica para sua empresa, escreva para flavia@simplesfica.com

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