Princípios de um feedback construtivo: Modelo X-Tudo.

Opa, tudo certo? Aqui é Rani, da KLS.

Hoje resolvi aparecer por aqui e tomar o lugar da Nati para falar um pouquinho sobre alguns princípios que considero importantes na hora de fazer um feedback construtivo.

Como bom Engenheiro de Produção, tenho na veia um grande apreço “natural” pelos processos de feedback. Afinal, dentre os pilares de estudo da engenharia na qual sou formado, a melhoria contínua sempre está presente, meio que como uma figurinha carimbada, sabe?

Ao entrar no mercado de trabalho, pude ver que na prática que essa necessidade era mais latente do que eu imaginava. E nesse contexto, pude aplicar os ensinamentos que recebi, tendo a oportunidade de passar por várias experiências diferentes de melhoria contínua, principalmente no que diz respeito à momentos de feedback em si.

Gosto de dividir essas experiências em três grandes grupos:

O primeiro deles retrata os feedbacks estruturados, mais organizados e com intuito de crescimento comum, dos quais participei. Confesso que foram raras as oportunidades que recebi feedbacks nesse formato, com uma preocupação genuína dos meus líderes e pares com o meu crescimento.

Por outro lado, esses também foram os feedbacks que mais me marcaram e me fizeram progredir como profissional e como pessoa.

O segundo grupo – e infelizmente o mais comum, tomando como base minha jornada até então – está relacionado com os "feedbacks" fantasmas. Àquela atitude de ignorar os feedbacks e “seguir a vida” sem que houvessem momentos de melhoria contínua, sabe?

Pois é... basicamente o que acontece nesse segundo grupo de experiências que tive relacionados a “feedback” é não ter feedback. Parece estranho, né?

Finalizando, existe o “melhor de todos”: o fodeback. Me recuso a chamar esses momentos de momentos de feedbacks, mas infelizmente preciso considerá-los dentre as demais experiências que citei acima, uma vez que acontecem nas organizações com uma frequência surpreendentemente grande.

Para quem ainda não entendeu o que seria um fodeback, eu explico!

Essa é uma metodologia extremamente “avançada”, onde a pessoa responsável por dar o feedback aponta o dedo na cara, xinga, busca culpados e/ou faz coisas semelhantes, ao invés de buscar encontrar possibilidades conjuntas para solucionar os problemas identificados e usá-los como base pra o crescimento conjunto. Ou seja… tudo errado!

E até aqui, eu poderia apenas ser mais uma pessoa teorizando sobre a forma ideal de desenvolver pessoas e buscar melhorias em conjunto, mas eis que recentemente eu me tornei líder dentro da KLS e foi aí que tudo mudou.

Agora com uma equipe “minha”, decidi fazer diferente e concentrar meus esforços em levar para a equipe tudo aquilo que mais me impactou positivamente durante meu período como liderado. 

E aí você pode tá se perguntando: mas você tá fazendo isso simplesmente por que você é bonzinho com os outros?

Eu respondo: Sim e Não!

Sim, pois acredito que devemos fazer ao próximo aquilo que queremos para nós mesmos. Algo a ver com energia, Deus, cosmos, universo ou qualquer outra que seja a denominação que mais faz sentido para você.

Não, pois além do que falei também tenho um interesse pessoal e profissional por trás dessas ações. Creio que...

1. ... pessoas boas ao seu lado, aprendendo e crescendo, te fazem crescer junto. Assim como num oceano, quando a maré enche e todos os barcos sobem juntos, sabe?
2. ... toda frustração vem da diferença entre a realidade e a expectativa. E ao alinhas as expectativas, eu diminuo a probabilidade desse gap existir e, consequentemente, de resultados indesejados aparecerem.
3. ... empresas são feitas de pessoas. Quer cuidar da empresa? Cuide das pessoas!

E por ter essas crenças, resolvi investir um tempo em pensar mais sobre o “como fazer um processo de feedback construtivo” e cheguei ao método X-TUDO de Feedback Construtivo.

A BASE: O Feedback Sanduíche.

Uma das metodologias mais comuns de como fazer um feedback que favoreça o crescimento daqueles que estão passando pelo processo é o Feedback Sanduíche. Em linhas gerais, essa metodologia tem como premissa estruturação do discurso de feedback em três grandes momentos, representados respectivamente pelas três partes de um sanduíche: a base do pão, o recheio e o topo do pão.

Na primeira das etapas, o foco deve ser dado ao reconhecimento do funcionário, de modo que o discurso deve ser pautado na importância que aquela pessoa tem dentro da rotina/projeto e da equipe de trabalho. Com isso, você estabelece uma conexão e reforça os laços de confiança, abrindo os caminhos para a próxima etapa.

No segundo momento, o objetivo é destacar os pontos de melhorias a serem trabalhados pela pessoa que está recebendo o feedback. Nesse momento, a principal dica é dar a maior clareza possível aos pontos melhorias esperados, relacionado cada um deles com fatos e atitudes feitas pelo funcionário que reforcem essa necessidade.

O último dos três é onde se dá o encerramento. Neste, a ideia é apontar quais atitudes e ações são esperadas pelo líder e/ou pela empresa, a fim de dar um norte à pessoa que recebeu o feedback de como prosseguir e melhorar. É interessante também considerar a construção de respostas e soluções conjuntas, pois muitas vezes o funcionário tem visões complementares com relação aos pontos abordados no feedback.

Modelo de feedback construtivo: O X-TUDO

Ao estudar sobre feedback e me deparar com o método de Feedback Sanduíche, consegui compreender o modus operanti de como eu deveria guiar as minhas conversas de melhoria contínua com minha equipe, mas ainda sentia que faltava alguma coisa. Um sentimento estranho, pois sabia que o direcionamento estava ali.

Porém, ao refletir um pouco mais, vi que como bom engenheiro o que eu sentia falta era de algo um pouco mais detalhado, com diretrizes mais aprofundadas e talvez até com um framework que me auxiliasse na organização das ideias para elaboração dos meus feedbacks. E como não encontrei em outros lugares, resolvi construí-lo.

Foi a partir dessas necessidades que surgiu o método X-TUDO de Feedback Construtivo.

Este método consiste em dois grandes momentos, dos quais apresento para vocês agora o primeiro deles: os princípios do feedback construtivo.

A metodologia X-TUDO – que para quem ainda não ligou os pontos, é uma variação da metodologia sanduíche – é, antes de tudo, um acrônimo para aquilo que considero os princípios de um feedback construtivo.

Cada uma das letras representa um desses princípio, os quais servem de guias orientadores no processo de elaboração de um bom feedback.

T - Temporal

Para um feedback ser efetivo, é importante que ele faça referência a um período específico de tempo, no qual estarão contidos os fatos a serem discutidos.

O período definido faz total diferença no resultado final do feedback, uma vez que períodos muito longos podem representar uma overdose de informações a serem discutidas em um curto período de tempo. Ao mesmo tempo, se considerarmos um espaço de tempo muito curto, corremos o risco de não termos a quantidade necessária de informações para embasar o processo de melhoria contínua, tornado-o ineficaz.

U - Único

Estamos na era da personalização e isto tem uma razão. Quando uma coisa é única, feita especialmente para uma pessoa ou para um grupo de pessoas, o valor percebido e a efetividade é extremamente maior do que algo padronizado, feito em massa.

E no feedback não é diferente. Para que possamos obter um resultado diferenciado de melhoria, é preciso adequar a mensagem a ser transmitida para que ela seja absorvida da melhor forma pelo interlocutor, seja ele um grupo ou um indivíduo.

D - Detalhado

Quando falamos de detalhe, a palavra que mais me vem à cabeça é CLAREZA. Uma vez que estamos falando de melhoria contínua, é de vital importância que haja entendimento e compreensão, e o detalhe é um grande aliado nesse sentido.

Assim como em um Júri, não adianta acusar ou defender alguém sem que se tenham provas e indícios que condenem ou inocentem o réu. Por isso, dar exemplos, usar analogias e buscar por referências do mundo do receptor da mensagem facilitam esse fluxo de entendimento, especialmente quando falamos em pontos de melhoria.

O - Organizado

Este é um ponto fundamental em qualquer conversa, principalmente quando tratamos de pontos mais delicados (os quais geralmente fazem parte de um feedback).

A ordem com que os assuntos são abordados influenciam diretamente na percepção e na absorção positiva/negativa do indivíduo que está recebendo o feedback.

Como sugestão, deixo a orientação dada na metodologia sanduíche, a qual aconselha começar ressaltando pontos positivos, passando para os pontos de melhorias e finalizando com um reforço de confiança e reconhecimento da importância daquela pessoa ou grupo dentro de um organismo maior (equipe, empresa, etc).

Ahh.. e é claro que não poderíamos esquecer do X.

X - Vezes

Na matemática, o primeiro significado do X é a multiplicação... Ou melhor, vezes. E este é o mesmo significado que damos para ele na metodologia de feedback X-TUDO.

Assim como em nossa vida, onde precisamos tomar banho todos os dias, no processo de melhoria contínua,, a constância em que acontecem os feedbacks é essencial.

Isso, pois ao termos encontros periódicos conseguimos acompanhar de perto o desenvolvimento dos pontos a serem melhorados e sempre que necessário, ajustarmos o rumo das coisas para garantir que o resultado esperado seja alcançado.

Por fim, deixo um convite a você, leitor!

Que tal utilizar esses princípios na próxima vez que for fazer um feedback? Se você topar o desafio, após aplicá-los, comenta aqui embaixo quais foram os seus resultados ;)