O segredo da reunião produtiva - o Método RAM

Por vezes consideradas “um mal necessário”, hoje em dia as reuniões são vistas cada vez mais como um dos grandes calos das organizações.

De um lado temos empresas onde são comuns aquelas reuniões eternas, que duram dias, horas, séculos. Do outro, organizações que só se reúnem no Natal, quase que por obrigação, para um aquele famoso amigo secreto com os presentinhos de R$ 1,99.

E independente de qual desses ou de outros cenários a empresa onde você trabalha se encaixe, uma coisa é certa: não aproveitar bem os momentos de reunião pode ser um grande tiro no pé. 

 Pensando nisso, desenvolvemos aqui na Keep Learning uma metodologia para otimizar as nossas reuniões e garantir que elas cumpram o seu papel dentro da empresa. Papel esse que está ligado diretamente com três grande aspectos fundamentais englobados na metodologia RAM. 

O PAPEL DAS REUNIÕES
 

 O primeiro papel diz respeito aos aspectos de retrospectiva e reconhecimento. Uma vez que as reuniões têm por diretrizes estar sempre relembrando e reconhecendo os principais pontos desenvolvidos nos períodos anteriores, fica muito mais simples compreender o caminho que está sendo trilhado e qual o valor do trabalho que vem sendo desenvolvido. 

O segundo dos papéis que enxergamos que uma reunião deve desempenhar está ligado diretamente à um dos valores que prezamos na KLS: a clareza. Isso, pois acreditamos que reuniões são rituais que devem acontecer periodicamente, a fim de alinhar as necessidades e expectativas como forma de orientar nossa força de trabalho diária. 

Por fim, o terceiro dos papéis se refere aos objetivos a serem alcançados e como estamos caminhando nesse sentido. De forma geral, é a preocupação em estabelecer uma meta clara e desafiadora que guie os esforços da empresa e que esteja sempre no radar durante as reuniões, com intuito de garantir o seu cumprimento. 

RAM

A sigla RAM, além de dar nome ao método, tem nas letras significados individuais que mudam de acordo com o momento a ser aplicada. Esta distinção se dá devido às necessidades de foco que existem entre os momentos de início de ciclo e acompanhamento da rotina. No caso do início de um ciclo, as letras R, A e M tem os seguintes significados: 

R - Reconhecimento
A - Alinhamento 
M - Metas

Já quando tratamos dos acompanhamentos de rotina, os significados passam a ser os seguintes: 

R - Retrospectiva 
A - Acompanhamento 
M - Métricas 

Talvez pelos nomes até pode parecer que sejam a mesma coisa, mas te garanto que tem algumas diferenças. Não entendeu? Relaxa que eu te explico.

RAM de Início de Ciclo 

Quando falamos início de ciclo, estamos nos referindo à momentos mais ligados à planejamento, seja ele de períodos (como no nosso caso, o planejamento do quarter) ou seja ele voltado para o planejamento de projetos (com começo, meio e fim bem definidos).

Essas reuniões, em sua maioria, têm como escopo discussões mais subjetivas, de cunho mais divergente e com o objetivo maior de enxergar as possibilidades e traçar os caminhos que irão ser percorridos.

De início, é importante começar com o reconhecimento dos aspectos principais acontecidos no período/projeto anterior, dando uma ênfase especial aos resultados já conquistados e as pessoas que participaram desse processo. Assim, além reforçar o sentimento de pertencimento da equipe de trabalho, também será possível compreender mais à fundo os pontos já conquistados que servirão de base para a construção do novo ciclo que está por iniciar. 

Na sequência, o segundo momento da reunião deve ser direcionado para o alinhamento das necessidades do período que está sendo planejado. Normalmente, as reuniões que não seguem uma metodologia bem definida focam apenas nessa etapa, na qual o objetivo é destrinchar de maneira mais clara as estratégias e caminhos para cada um dos pontos da pauta. Como output, é interessante que ao final desta etapa sejam elaboradas ao menos as diretrizes daquilo que se tornará os planos de ações.

Por fim, talvez uma das etapas mais importantes de todo o processo: a definição de metas. São elas que guiarão as ações e esforços da equipe de trabalho durante a execução do que está sendo planejado. Por isso, definir horizontes claros, atingíveis, mensuráveis e desafiadores é primordial na busca pela excelência. São através dessas metas que saberemos se os objetivos foram ou não alcançados.

A partir daí, uma vez feita a RAM de Início de Ciclo, será possível passar para o próximo passo: a RAM de Acompanhamento de Rotinas.

RAM de Acompanhamento de Rotinas

Ao tratarmos de acompanhamentos, a coisa muda um pouco de figura. Se na RAM de Início de Ciclo o nosso foco maior era no planejamento, na RAM de Acompanhamento de Rotinas o grande enfoque passa ser a execução.

Nessa etapa, nós já possuímos um mapa, um caminho a ser seguido. A necessidade agora é acompanhar periodicamente esse mapa para garantir que estamos realmente à caminho do tão desejado tesouro. 

Por isso, nossa primeira etapa passa a ser a retrospectiva. Seu intuito é olhar para ciclos menores de tempo com o foco de relembrá-los e avaliá-los periodicamente. Com essa prática, fica mais simples apontar melhorias pontuais a serem consideradas em uma próxima reunião de planejamento ou de início de ciclo. 

Feita a retrospectiva, passamos ao segundo momento da nossa reunião: o acompanhamento. Nesse ponto, a ideia é observar aquilo que foi planejado para o próximo ciclo curto, a fim de dar clareza para o acompanhamento das atividades do período seguinte. Aqui também é o momento de adequação do planejamento, caso surja a necessidade para tal. 

 As métricas são a última etapa do nosso RAM de Acompanhamento de Rotinas. Através da mensuração contínua dos indicadores é possível entender se o caminho percorrido está de acordo com os objetivos almejados. Assim, uma vez as métricas estando de acordo, é só seguir o planejamento, da mesma forma que indicadores fora do normal podem representar a necessidade de mudar de rumo e refazer o planejamento inicial. 

Na prática

Trazendo esse método para uma realidade mais próxima à nossa, existem algumas perguntas que facilitam na hora de estruturar uma reunião com a metodologia RAM.  

RAM de Início de Ciclo 

R - Reconhecimento

• Quais foram os principais resultados alcançados no período/projeto anterior?
• Quais pessoas tiveram participação importante nesses resultados?

A - Alinhamento

• Qual o objetivo principal desse período/projeto? E os secundários?
• Quais os principais resultados e ações que fizemos em períodos/projetos passados     e que gostaríamos de repetir? E quais gostaríamos de não fazer novamente?
• Quais outras ações gostaríamos de fazer?

M - Metas

• Como podemos medir o desempenho das nossas atividades?
• Como podemos garantir que estamos caminhando para o nosso objetivo?

RAM de Acompanhamento de Rotinas 

R - Retrospectiva

• Quais foram os pontos mais relevantes que aconteceram no último período?
• Quais deles foram positivos? Quais deles foram negativos?
• Quais aprendizados podemos tirar desse último ciclo?

A - Acompanhamento

• Quais ações foram planejadas para esse período?
• Quais dessas ações fazem sentido serem executadas? Quais não fazem?
• Quais outras ações fazem sentido serem inseridas no planejamento?

M - Métricas

• Nossas métricas estão de acordo com o planejado?
• Estamos conseguindo metrificar o nosso desempenho a caminho do objetivo?

E aí, curtiu o método RAM? Que tal aplicar e contar pra gente como foi a experiência? Conto com você!